Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in dieser Anwendung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

SOLL//werk
Inhaber: Patrik Pfeiffer
Platanenweg 19
63263 Neu-Isenburg
Deutschland
Telefon: +49 176 58870611
E-Mail: info@soll-werk.de

2. Anwendungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Anwendung SOLL//store – ein Inventar- und Objektmanagementsystem für Lager-, Fahrzeug- und Wartungsmanagement. Sie beschreibt ausschließlich die in dieser Anwendung tatsächlich stattfindende Verarbeitung personenbezogener Daten.

3. Technische Infrastruktur – Base44

Diese Anwendung wird auf der Plattform Base44 betrieben. Base44 erbringt als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) folgende Leistungen für den Betrieb dieser Anwendung:

• Hosting der Webanwendung
• Datenbankbetrieb zur Speicherung von Inventar-, Standort- und Nutzerdaten
• Authentifizierung der Nutzer (Login, Sitzungsverwaltung)
• Dateispeicherung für hochgeladene Fotos und Dokumente
• Ausführung serverseitiger Backend-Funktionen
• Bereitstellung von Integrationsdiensten (z. B. KI-Funktionen)
• Server- und Zugriffsprotokollierung zum sicheren Betrieb

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb). Soweit Base44 als Auftragsverarbeiter tätig wird, bestehen entsprechende Verträge.

4. Nutzerkonten und Anmeldung

Für die Nutzung dieser Anwendung ist ein persönliches Nutzerkonto erforderlich. Bei der Registrierung und Anmeldung werden verarbeitet:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (freiwillige Angabe im Profil)
• Abteilung und Position (freiwillige Angabe im Profil)
• Rolle (z. B. Administrator, Mitarbeiter) und Freigabestatus
• Anmeldedaten und Sitzungstokens (technisch notwendig)

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Beschäftigungs- bzw. Nutzungsverhältnisses) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherung der Anwendung). Die Daten werden für die Dauer der Nutzung gespeichert und nach Beendigung des Zugangs gelöscht oder gesperrt.

5. Betriebs- und Aktivitätsprotokollierung

Die Anwendung protokolliert Vorgänge im Rahmen eines internen Aktivitäts-Logs. Diese Protokollierung dient der Nachvollziehbarkeit von Bestandsänderungen, Fahrzeugübergaben, Geräteein- und -ausbuchungen sowie Wartungsvorgängen. Protokolliert werden:

• Art der Aktion (z. B. Bestandsänderung, Gerät angelegt, Fahrzeug übernommen)
• Name und ID des handelnden Nutzers
• Zeitstempel
• Betroffener Artikel, Standort oder Fahrzeug
• Menge bzw. Änderung

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Nachvollziehbarkeit und Sicherheit von Lager- und Übergabevorgängen). Die Protokolldaten werden für die Dauer der Nutzung der Anwendung aufbewahrt.

6. Inventar-, Standort- und Fahrzeugdaten

Die Anwendung verarbeitet betriebsbezogene Daten zu Lagerorten, Objekten, Fahrzeugen, Inventarartikeln und Geräten. Dabei können auch personenbezogene Bezüge entstehen, insbesondere:

• Zuordnung von Fahrzeugen zu Fahrern (Name, Nutzer-ID)
• Zuordnung von Geräten zu ausleihenden Mitarbeitern
• Ansprechpartner an Standorten (Name, ggf. Kontaktdaten)
• Mitarbeiterzuordnungen zu Standorten
• Übergabe- und Rückgabeprotokolle mit Namensnennung

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses bzw. der betrieblichen Organisation) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachvollziehbarkeit von Verantwortlichkeiten und Übergaben).

7. Fotos und Dokumente

Nutzer können im Rahmen von Wartungsvorgängen, Fahrzeugpflege-Protokollen und Schadensmeldungen Fotos und Dokumente hochladen. Diese werden über die Base44-Infrastruktur gespeichert. Fotos und Dokumente können Personen abbilden oder personenbezogene Inhalte enthalten (z. B. Schadensfotos, Übergabeprotokolle).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Dokumentation von Schadensfällen und Übergaben).

8. KI-Funktionen

Diese Anwendung nutzt KI-Funktionen zur automatischen Anreicherung von Artikeldaten. Konkret werden eingesetzt:

• Automatische Bildersuche: Auf Basis des Artikelnamens wird über einen KI-Dienst eine öffentliche Produktbild-URL gesucht und als Artikelbild vorgeschlagen.
• Intelligente Artikelsuche: Suchanfragen können semantisch durch einen KI-Dienst aufbereitet werden.
• EAN-Web-Fallback: Wenn ein Barcode in der lokalen Datenbank nicht gefunden wird, kann ein KI-Dienst Produktinformationen aus dem Internet recherchieren.

Diese KI-Funktionen werden über die Base44-Integrationsplattform (Base44 Core InvokeLLM) bereitgestellt. Dabei werden der eingegebene Artikelname, ggf. Marke und Suchbegriffe an den KI-Dienst übertragen. Es werden keine personenbezogenen Nutzerdaten an den KI-Dienst übermittelt. Die übertragenen Inhalte beschränken sich auf Artikel- und Produktinformationen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effizienten Erfassung und Pflege von Artikeldaten). Die KI-Ausgaben sind Vorschläge und werden vor der Speicherung durch die nutzende Person geprüft.

9. Externe Dienste

9.1 Open Food Facts (EAN-Lookup)

Bei der Erfassung von Artikeln kann ein Barcode (EAN) eingegeben werden. Zur automatischen Vorausfüllung von Produktdaten wird eine Anfrage an die öffentliche Datenbank Open Food Facts (world.openfoodfacts.org) gesendet. Dabei wird ausschließlich die eingegebene EAN-Nummer übertragen. Es findet keine Übermittlung personenbezogener Nutzerdaten statt.

9.2 Barcode- und QR-Scan

Das Scannen von Barcodes und QR-Codes erfolgt lokal im Endgerät der nutzenden Person. Es werden keine Scan-Inhalte an externe Dienste übertragen, außer der oben genannten EAN-Abfrage.

10. Cookies und lokale Speicherung

Diese Anwendung verwendet keine Tracking- oder Marketing-Cookies. Es werden ausschließlich technisch notwendige Speichermechanismen verwendet:

• LocalStorage: Speicherung des Authentifizierungs-Tokens für die Sitzung.
• Sitzungsdaten: Führung der Anmeldung während der Nutzung.

Diese Technologien sind für den Betrieb der Anwendung erforderlich. Eine Einwilligung ist nicht erforderlich. Es findet kein Tracking, kein Profiling und keine geräteübergreifende Werbung statt.

11. Empfänger von Daten

Empfänger personenbezogener Daten sind:

• Base44 als Hosting-Anbieter und Auftragsverarbeiter (Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher, Backend)
• Der KI-Dienst hinter Base44 Core InvokeLLM zur Artikel- und Bildsuche (nur Artikelnamen/Suchbegriffe)
• Open Food Facts (nur EAN-Codes, keine personenbezogenen Daten)

Eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nicht, soweit keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

12. Internationale Datenübermittlung

Die Base44-Infrastruktur wird über Rechenzentren betrieben, die teilweise außerhalb der EU/EWR liegen können. Soweit Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt dies auf der Grundlage der Standardvertragsklauseln oder anderer nach Art. 44 ff. DSGVO geeigneter Garantien, soweit solche durch Base44 als Auftragsverarbeiter bereitgestellt werden. Konkrete Standorte und Subprozessoren können beim Betreiber erfragt werden.

13. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden für die Dauer der Nutzung des Nutzerkontos gespeichert. Nach Beendigung des Zugangs (Sperrung oder Löschung durch einen Administrator) werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen) entgegenstehen. Aktivitäts- und Übergabeprotokolle werden für die Dauer der betrieblichen Nachvollziehbarkeit aufbewahrt.

14. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@soll-werk.de.

15. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde an Ihrem Wohnort oder an Ihrem üblichen Aufenthaltsort.

16. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher oder ähnlich weitreichender Wirkung findet nicht statt. Die eingesetzten KI-Funktionen dienen ausschließlich der Vorschlagserstellung für Artikeldaten und erfordern jeweils eine menschliche Prüfung und Bestätigung.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann bei Änderung der Anwendung oder der rechtlichen Rahmenbedingungen angepasst werden. Die jeweils aktuelle Version ist in der Anwendung abrufbar.